書類の海の水先案内人
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図面・書類・紙カルテを効率良くスキャンして電子化

水島・玉島コンビナート内の各企業様をはじめとする工場プラントの施設図面やA4文書ファイル、病院の手書きの紙カルテ、古文書などの歴史資料、建築設計・土木工事関係の二つ折り製本、岡山市・倉敷市などの官公庁の永年保存資料など、数々の電子化・PDF化事案に取り組んでまいりました。

書類・スキャナー・PDFのアイコン

電子化して検索可能な文書管理システムを構築すれば、文書探しもプリントアウトも手軽に素早く出来るようになります。

PDFによる電子化

既存のシステムで利用できるシンプルさが魅力

PDFのアイコン

スキャンした画像ファイルをPDFファイルに変換して文書管理システムを構築します。「しおり」など必要な情報を付与すれば、数百ページのPDFマルチファイルの中から目的のページを素早く探し出せます。また「OCRテキスト埋め込み」による文書検索機能を付与すれば、検索キーワードの含まれる箇所をピンポイントで探し出すことも可能です。PDFの扱いやすさと、フリーソフトを利用した安価なシステムが魅力です。

専用ソフトによる電子化

色々なファイル形式が混在するデータでも一元管理

まいく郎7のアイコン

大型図面、A4書類、CADデータ、エクセル・ワードデータ、PDFデータなど、多種多様な書類やデータ形式があふれていて困っていませんか。こうしたケースでは専用ソフトを用いたデータベースの構築をおすすめしています。種類の異なるデータでも、別々のソフトを立ち上げる必要がなく、1本のソフトで分かりやすく管理することができます。データに付与する様々な属性情報を駆使した強力な検索システムも魅力です。

JPEG・TIFFによる電子化

画像データを加工して使いたい場合に

電子化した画像データを今後の業務で加工する必要がある場合、カラー画像はJPEG形式で、モノクロ画像はTIFF形式で保存することをおすすめしています。PDF形式でもソフトを使って文字を追加したり出来ますが、加工出来る範囲は限られていているからです。

JPEG形式に対応している画像編集ソフトは種類も多く、フリーソフトなどで容易に入手出来ます。これに対しTIFF形式を加工できるソフトは限られており、大半が有料のものになります。

ですからモノクロで保存する場合、ビュワーソフトで閲覧するだけならTIFF形式が、画像編集をするならグレースケールのJPEG形式が、仕上りデータ形式として候補になってきます。

ちなみに既に電子化文書の管理システムを構築されていてそのデータベースに追加される場合、それまでの画像データと同じ形式で電子化いたします。

電子化する図面には色々な種類があります

図面の種類に合わせて各種スキャナーを駆使します

図面と聞いて皆さんが頭に思い浮かべるのはどんな物でしょうか?

圧倒的に多いのは機械の部品や建物の構造を表した大きな紙の図面ではないかと思います。

弊社が電子化している図面は工場の設備図面や、部品メーカーの製品図面が多く、内容に関しては正解と言えるでしょう。

しかしながら図面の媒体に関しては、紙以外にも実に多種多様なものが存在しているのです。

  • 紙図面(最近は土木・建築の設計図面用として、二つ折り製本や図面折りの際にかさばらない厚みの普通紙が多く用いられる。何十年も経った青焼き図面用紙は、大量生産による用紙の酸性劣化により周辺部の痛みや折り目の破れが激しいことが多い)
  • トレーシングペーパー図面(建築・設備設計によく用いられる。経年劣化で周囲がボロボロになりやすい)
  • ドラガー図面(トレーシングペーパーの四辺を糸入り補強したもの)
  • マイラー図面(マットフィルムやPETフィルムとも呼ばれるポリエステル製のフィルムで、非常に丈夫な上に伸縮がほとんどなく狂いが生じにくい。そのため農林水産省などの官公庁でも多く使用されている)
  • CAD図面(パソコンのCADソフトで製図されたデジタルデータ。またはそれを出力印刷したもの)
  • マイクロフィルム図面(図面をマイクロフィルムで撮影・現像し、ロールフィルム・アパチャカード・フィッシュなどに収めたもの)

弊社では媒体ごとに最適な機器を選択して、お客様からお預かりした大切な図面を傷めないように細心の注意を払いながら、より精度の高いスキャニングを行っています。

「今すぐ電子化したい!」理由ランキング

お客様からヒアリングした電子化理由のランキング第1位は・・・

  1. 図面・ファイルを保管する場所がもう一杯でこれ以上入らない!
  2. よく使う資料だから電子化データをサーバーに保管して社員全員で共有したい
  3. 定期的にメンテナンスする建物の二つ折り製本図面がボロボロになってしまった
  4. 事務所移転を機に図面を電子化して古いものから廃棄したい
  5. 法律で定められた一定期間保管する必要のある書類を電子化して廃棄したい

このような結果になりました。圧倒的に多いのはやはり保管場所の悩みで2位以下を大きく引き離しています。

部品を加工する作業場の一角にファイルキャビネットを置いたところ、増えすぎたファイルキャビネットのせいで場所が圧迫され本来の作業に支障がでているというお話もございました。

一部屋分を占領している文書ファイルや設備図面・建築図面を残さず全部電子化しても、複数枚のDVD-Rや一台のハードディスクに全て収まってしまいます。この圧倒的な圧縮率とコンパクトさが電子化の魅力の一つです。

また「e-文書法」の制定以降、紙文書での永年または長期保存の要件が緩和されたため、電子化文書での保存が可能になるケースが増えています。

これにより今後は5番目の電子化要求がより高まることが予想されます。

電子化のご依頼から納品までの流れ

電子化の作業を順を追って分かりやすく

「スキャナーで書類を取り込むということは分かるんだけど・・・」

実際の現場でどういう風に電子化作業が行われているのかについては具体的にイメージ出来ない方がほとんどではないでしょうか。

そんな電子化業務の様々なプロセスをご依頼からの流れに沿って簡単にまとめてみました。

流れで理解
一般的な電子化のご依頼から納品までの流れを、出来るだけ分かりやすく紹介しています。

─ 電子化こぼれ話 ─

大切なのは「急がば回れ」

ページの抜け落ちを防ぐためには、適切なスキャニングとスキャン完了後の徹底した照らし合わせの作業が欠かせません。

1ページたりとも抜け落ちがないようにするために、弊社では「段取り八分」の精神でしっかり人手と時間をかけて原稿の整理を行うことにしています。そして仕分けが一目で分かるように、原稿ごとに出来るだけ大きく分かりやすい見出しの紙を添付していきます。

実はこうしたスキャン前の作業がそのままスキャン後の電子データの照合作業の正確性と効率性につながっていくのです。整理されていない電子データほど分かりにくくミスを生みやすいものはないからです。

そしてミスがなければスキャンの取り直しや再チェックなどの余分な作業が生じないため、結果的に作業時間も短くなります。まさに「電子化作業において整理整頓に勝るものなし」なのです。

弊社の電子化の特徴

豊富な経験を生かした確実・丁寧な作業

お客様のご要望に少しでも多くお応えするための機械設備を揃え、お客様に安心して電子化作業を依頼していただけるよう社を上げて取り組んでいます。

A0 scanner azero

A0カラー原稿にも対応

二つ折り(観音)製本された図面は業務用の大型フラットヘッドスキャナーで、一枚物の図面も大型シートスキャナーで一枚ずつ丁寧にスキャンします。どちらもカラー・モノクロ・A0サイズに対応しています。

プライバシーマーク

お客様の安心を第一に

個人情報保護の観点から当社は「プライバシーマーク」を取得しており、「文書情報管理士1級」の資格を持つことを全社員に義務づけています。またお客様からお預りした書類は大型の耐火金庫にて大切に保管しています。

耐火金庫

豊富な電子化実績

2017年度の1年間で55万枚以上の文書、9万枚以上の図面を電子化しました。岡山市、倉敷市など官公庁の永年保存資料、上・下水道の文書資料や建築図面、工場の施設図面、病院のカルテなど様々な電子化に取り組んでいます。

痛んだ原稿でも電子化出来ますか?

長期保管の青焼き・トレーシングペーパーの図面もOK

倉庫での長期保存の間に色褪せた青焼きや、度重なる使用と経年劣化により周囲がぼろぼろになってしまったトレーシングペーパーなどの各種図面や、酸性紙が劣化して開くだけででボロボロとページの隅が落ちてしまう昭和初期の書物など、傷みの進んだ原本でもアイディアと技術を駆使してスキャンし電子化いたします。

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電子化、スキャニング、拡大コピー、ラミネート、CAD出力、マイクロフィルム
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