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弊社の図面電子化・PDF化の特徴

弊社では、お客様の大切な原稿およびその情報をお守りするために、プライバシーマークの取得をはじめ、耐火金庫の設置などセキュリティーの向上に常に努めております。

また多種多様な原稿に対応するために、A0・A1サイズの大型図面に対応したスキャナーや、A3・A4原稿を高速で読取り可能なドキュメントスキャナーなど各種専用機械を揃えています。

図面電子化・PDF化における3本の柱

安心・安全を第一に、お客様のご要望にお応えする仕事を

プライバシーマーク・電子化実績・専用の業務用機器が弊社の電子化における3本の柱です。

プライバシーマーク

お客様の安心を第一に

個人情報保護の観点から当社は「プライバシーマーク」を取得しており、「文書情報管理士1級」の資格を持つことを全社員に義務づけています。またお客様からお預りした書類は大型の耐火金庫にて大切に保管しています。

耐火金庫

豊富な電子化実績

2019年度の1年間で78万枚以上の文書、13万枚以上の図面を電子化しました。岡山市、倉敷市など官公庁の永年保存資料、上・下水道の文書資料や建築図面、工場の施設図面、病院のカルテなど様々な電子化に取り組んでいます。

A0 scanner azero

A0カラー原稿にも対応

二つ折り(観音)製本された図面は業務用の大型フラットヘッドスキャナーで、一枚物の図面も大型シートスキャナーで一枚ずつ丁寧にスキャンします。どちらもカラー・モノクロ・A0サイズに対応しています。

電子化コスト削減のためのご提案

お客様にとって本当に必要なものは何か?

電子化作業はどれも一つ一つ人の手を使って行う地道な作業ばかりです。したがって原稿の量が増えれば増えるほど作業にかかる時間も正比例して増えていきます。

ですから弊社では「お客様の業務において何が必要か?」を出発点として、お客様との綿密な打ち合わせを行うことで、コストカットに必要な提案を積極的に行っています。

最大のコストカットは作業効率と正確性

効率の良い作業に勝るものなし

作業時間の長期化はそのまま人件費として作業コストに跳ね返ってきます。作業者に経験がないと各工程でミスが発生し、作業のやり直しによって雪だるま式に作業時間がふくらんでいきます。

1年間で約100万枚という電子化実績をもつ弊社では、作業現場で培われたノウハウと、経験豊富なスタッフによって正確かつスピーディーな作業を実現しています。

電子化こぼれ話 ─ 大切なのは「急がば回れ」

ページの抜け落ちを防ぐためには、適切なスキャニングとスキャン完了後の徹底した照らし合わせの作業が欠かせません。

1ページたりとも抜け落ちがないようにするために、弊社では「段取り八分」の精神でしっかり人手と時間をかけて原稿の整理を行うことにしています。そして仕分けが一目で分かるように、原稿ごとに大きく分かりやすい見出しの紙を添付していきます。

整理されていない画像データほど分かりにくくミスを生みやすいものはありません。こうしたスキャン前の丁寧な作業がそのままスキャン後の電子データの正確性につながっていくのです。

そしてミスがなければスキャンのやり直しなどの余分な作業が生じないため、結果的に作業時間も短くなります。まさに「電子化作業において整理整頓に勝るものなし」なのです。

検索のキーワードを必要なものだけに絞り込む

図面名称 > 図面番号 > 通し番号

図面の管理台帳がなく図面の全容を把握できない場合は、図面名称または図面番号もしくはその両方をありのまま全て入力することで、電子データにファイル名を付与した後に図面リストも作成いたします。しかしながらこれにはかなりの作業時間を要します。

シングルPDFによる電子化
  • 管理台帳がある場合は、長い図面名称の入力を省略して図面番号だけ付与すれば良いので、ファイル名入力のコストを大幅に下げることが出来ます。
  • フォルダ名だけで管理可能な場合は、ファイル名に001,002·····という風に通し番号を機械的に付与しますので、さらに安い価格での電子化作業をご提供出来ます。

画像の回転・修正を省く

使用頻度があまり高くないデータの場合のご提案

弊社では通常、スキャン画像を正方向(文字が読める方向)に全て揃えます。また原稿によってはスキャン画像の周囲に黒い枠が生じたり、汚れが出たりするため、枠取りや汚れの除去も行っています。

しかしながら、画像を閲覧するためのビュワーソフトで回転して見るから構わない場合や、汚れがあっても原本がきちんと判読できれば問題ないという場合はこれらの作業を省略することでコストカットすることも可能です。

図面リスト作成もお任せください

長年にわたって蓄積された図面の全容が把握できないとお悩みなら

「膨大な古い図面・書類が書庫に眠っているが、管理台帳が一部しか整備されておらず全体像が分からない」そんな声をよく聞きます。

図面をスキャンしたのちに、画面を見ながら一枚一枚図面名称や図面番号をリストに起こしていきます。リストが出来たら別のスタッフがもう一度原本の図面と入力した内容を照し合せて間違いがないかを確認します。最後にそのチェック済リストを用いて各ファイルをリネームします。

ですから電子化すると同時に正確な図面の管理台帳が出来上がりますので、電子化の検索システムと合わせてご利用いただけるようになります。

電子化する図面には色々な種類があります

図面の種類に合わせて各種業務用スキャナーを駆使します

図面と聞いて皆さんが頭に思い浮かべるのはどんな物でしょうか?圧倒的に多いのは機械の部品や建物の構造を表した大きな紙の図面ではないかと思います。

弊社が電子化している図面は工場の設備図面や、部品メーカーの製品図面が多く、内容に関しては正解と言えるでしょう。

しかしながら図面の媒体に関しては、紙以外にも実に多種多様なものが存在しているのです。

こんなにもある ─ 色々な図面

  • 紙図面(最近は土木・建築の設計図面用として、二つ折り製本や図面折りの際にかさばらない厚みの普通紙が多く用いられる。何十年も経った青焼き図面用紙は、大量生産による用紙の酸性劣化により周辺部の痛みや折り目の破れが激しいことが多い)
  • トレーシングペーパー図面(建築・設備設計によく用いられる。経年劣化で周囲がボロボロになりやすい)
  • ドラガー図面(トレーシングペーパーの四辺を糸入り補強したもの)
  • マイラー図面(マットフィルムやPETフィルムとも呼ばれるポリエステル製のフィルムで、非常に丈夫な上に伸縮がほとんどなく狂いが生じにくい。そのため農林水産省などの官公庁でも多く使用されている)
  • CAD図面(パソコンのCADソフトで製図されたデジタルデータ。またはそれを出力印刷したもの)
  • マイクロフィルム図面(図面をマイクロフィルムで撮影・現像し、ロールフィルム・アパチャカード・フィッシュなどに収めたもの)

※弊社では媒体ごとに最適な機器を選択して、お客様からお預かりした大切な図面を傷めないように細心の注意を払いながら、より精度の高いスキャニングを行っています。

痛んだ図面でも電子化出来ますか?

変色した青焼き図面・傷んだトレーシングペーパー図面など

長期保存の間に色褪せてしまった青焼き図面や、度重なる使用と経年劣化により痛みの激しいトレーシングペーパー図面などの傷みの進んだ図面でも、長年の経験から蓄積されたノウハウを駆使して電子化いたします。

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電子化、スキャニング、拡大コピー、ラミネート、CAD出力、マイクロフィルム
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西日本アレンジメント株式会社 

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