【プライバシーマーク】取得企業と【文書情報管理士】が行う電子化の特徴

安心・安全を第一に、お客様のご要望にお応えする仕事を

弊社では、お客様の大切な原稿およびその情報をお守りするために、プライバシーマークの取得をはじめ、耐火金庫の設置などセキュリティーの向上に常に努めております。

また多種多様な原稿に対応するために、A0・A1サイズの大型図面に対応したスキャナーや、A3・A4原稿を高速で読取り可能なドキュメントスキャナーなど各種専用機械を揃えています。

図面電子化・PDF化における3本の柱

お客様の安心を第一に

個人情報保護の観点から当社は「プライバシーマーク」を取得しており、「文書情報管理士１級」の資格を持つことを全社員に義務づけています。またお客様からお預りした書類は大型の耐火金庫にて大切に保管しています。

豊富な電子化実績

2022年度の1年間で107万枚以上の文書、16万枚以上のマイクロフィルム、20万枚以上の図面を電子化しました。岡山市、倉敷市など官公庁の永年保存資料、上・下水道の文書資料や建築図面、工場の施設図面、病院のカルテなど様々な電子化に取り組んでいます。

A0カラー原稿にも対応

二つ折り（観音）製本された図面は業務用の大型フラットベッドスキャナーで、一枚物の図面も大型シートスキャナーで一枚ずつ丁寧にスキャンします。どちらもカラー・モノクロ・A0サイズに対応しています。

お客様の大切な書類や情報をお預かりするため、西日本アレンジメントでは社員に「文書情報管理士」1級以上の資格取得を義務づけており、資格を取得した社員が業務にたずさわっています。

長年にわたって蓄積された図面の全容が把握できないとお悩みなら

「膨大な古い図面・書類が書庫に眠っているが、管理台帳が一部しか整備されておらず全体像が分からない」そんな声をよく聞きます。

図面をスキャンしたのちに、画面を見ながら一枚一枚図面名称や図面番号をリストに起こしていきます。リストが出来たら別のスタッフがもう一度原本の図面と入力した内容を照し合せて間違いがないかを確認します。最後にそのチェック済リストを用いて各ファイルをリネームします。

ですから電子化すると同時に正確な図面の管理台帳が出来上がりますので、電子化の検索システムと合わせてご利用いただけるようになります。

図面の種類に合わせて各種業務用スキャナーを駆使します

図面と聞いて皆さんが頭に思い浮かべるのはどんな物でしょうか?圧倒的に多いのは機械の部品や建物の構造を表した大きな紙の図面ではないかと思います。

弊社が電子化している図面は工場の設備図面や、部品メーカーの製品図面が多く、内容に関しては正解と言えるでしょう。

しかしながら図面の媒体に関しては、紙以外にも実に多種多様なものが存在しているのです。

こんなにもある ─ 色々な図面

紙図面（最近は土木・建築の設計図面用として、二つ折り製本や図面折りの際にかさばらない厚みの普通紙が多く用いられる。何十年も経った青焼き図面用紙は、大量生産による用紙の酸性劣化により周辺部の痛みや折り目の破れが激しいことが多い）
トレーシングペーパー図面（建築・設備設計によく用いられる。経年劣化で周囲がボロボロになりやすい）
ドラガー図面（トレーシングペーパーの四辺を糸入り補強したもの）
マイラー図面（マットフィルムやPETフィルムとも呼ばれるポリエステル製のフィルムで、非常に丈夫な上に伸縮がほとんどなく狂いが生じにくい。そのため農林水産省などの官公庁でも多く使用されている）
CAD図面（パソコンのCADソフトで製図されたデジタルデータ。またはそれを出力印刷したもの）
マイクロフィルム図面（図面をマイクロフィルムで撮影・現像し、ロールフィルム・アパーチュアカード・フィッシュなどに収めたもの）