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「今すぐ電子化したい!」理由ランキング

電子化のメリット・しないことのデメリットが分かる

お客様からヒアリングした電子化理由のランキング第1位は・・・

電子化作業前のヒアリングの際に必ずお尋ねしている「電子化を依頼された理由」を多い順にまとめてランキングにしてみました。今お読みいただいているお客様にも当てはまる状況が、きっと一つや二つは見つかるのではないでしょうか。

それでは早速第5位から見ていきましょう。

電子化ランキングベスト5

第5位 法律で定められた一定期間保管する必要のある書類を電子化して廃棄したい

以前は紙での長期保存が義務付けられていたものが、法律の改定により電子データでの保存が可能になりました。それに伴い電子化する書類の種類も増えています。

第4位 事務所移転を機に図面を電子化して古いものから廃棄したい

ずっと電子化を考えていたけれど保管場所があるので見送られていたケースです。しかしながら新しい事務所では心機一転スッキリとした環境で気持ちよく働きたいと誰しも思うものです。

第3位 定期的にメンテナンスする建物の二つ折り製本図面がボロボロになってしまった

きっと長年に渡り現場で使い続けられたのでしょう。これ以上使い続けるのは無理という状態のものも多々お見受けいたします。出来ましたらそうなる前にお持ちください。欠損がなく鮮明なデータを後々まで使っていただけます。

第2位 よく使う資料だから電子化データをサーバーに保管して社員全員で共有したい

広い工場の維持管理に頻繁に図面を使用するA社。それまでは重たい二つ折り製本を持ち運んだり、その都度ファイルから必要なA1図面を取り出して、A2やA3に縮小コピーして現場に持ち込んだりしていました。電子化後はタブレット端末ひとつ持ち出してPDF化した図面を開くだけになり、圧倒的に早く現場作業に取り掛かることが出来るようになりました。

営業活動の際に電子化した様々な資料をタブレットでお客様にお見せするようになったB社。様々な資料を社内で広く共有できるようになった上に、情報資産の新たな活用方法を思いついた社員が社内に提案するための共有フォルダを設置したことで意見交換が活発になり、業績アップに大きく貢献しています。

そして注目の第1位は・・・

第1位 図面・ファイルを保管する場所がもう一杯でこれ以上入らない!

保管場所がないという悩みが圧倒的に多く、2位以下を大きく引き離す結果となりました。

部品を加工する作業場の一角にファイルキャビネットを置いたところ、増えすぎたファイルキャビネットのせいで場所が圧迫され本来の作業に支障が出ているというケースもありました。

一部屋まるまる占領している文書ファイルや設備図面・建築図面を残さず全部電子化しても、複数枚のDVD-Rや一台のハードディスクに全て収まってしまいます。この圧倒的な圧縮率とコンパクトさが電子化の最大の魅力かもしれません。

これからの電子化理由

「e-文書法」の制定以降、紙文書での永年または長期保存の要件が次第に緩和されてきているため、電子化文書での保存が可能になるケースが増えています。

これにより今回は第5位だった電子化理由の今後のランクアップが予想されます。

またこのような廃棄を前提とした電子化の場合、弊社の方で電子化後に書類の廃棄を行い廃棄証明書を発行いたします。廃棄にかかる費用のお見積りをいたしておりますのでぜひご相談ください。

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