デジタル時代の文書管理術

流れを見れば一目瞭然!電子化が分かる~ご依頼から納品まで~

お客様との打合せを大切にしています

膨大な書類をスピーディーに無駄なく電子化出来るかどうかは、スキャン作業に取り掛かるまでの準備がきちんと出来ているかどうかにかかっています。

そのため弊社ではお客様との綿密な打合せと、文書・図面の丁寧な前処理を大切にしています。

電子化作業のポイントを流れに沿ってまとめてみました

①ご依頼

Eメールの受信

ホームページのお問い合わせフォーム・お電話・FAXにてお気軽にお問い合わせください。

※お問い合わせの際には、お手数ですがこのページの末尾にございます確認事項をお知らせください。

②ヒアリング・現地調査

ヒアリング

データ入力項目の選定、希望されるデータ運用方式などを、経験豊かなスタッフがお話を伺いながら提案します。

※原本のコンディションを正確に把握し無駄な工程やコストを無くすために、可能な限り現地調査に伺っています。

③仕様書の作成

仕様書作成

画像データ形式、データ入力項目数、採用する文書管理システムなどを決め、具体的な数字に基く仕様書を作成します。

※PDFデータ作成の場合、ファイル名の付け方、しおりの入力規則を決めます。

④見積書の作成

見積書作成

お客様のご意見を元に仕様書を見直し、それを元に見積書を作成します。

⑤原本の持ち帰り

運搬

原本の入っている箱と中のファイル・冊子に管理番号をつけ、元通りに戻せるように一覧表を作成して管理します。

※カルテなど原本が棚に立てて保管してある場合、文書箱の手配および箱詰め作業もいたします。

⑥前処理

ホッチキスはずし

文書のホッチキス・クリップ・付箋を外し、折り込んである紙は伸ばして、原本枚数をカウントします。図面は全て広げて正しい順番になるように重ね直します。

※付箋やホッチキスの復元が必要な場合は、一枚ずつスキャンしながら外してすぐに元の位置に戻します。

⑦スキャン

スキャン

A3・A4原稿は高速スキャナーで、A0~A2の一枚物の図面は大型シートスルースキャナーで、二つ折り(観音)製本の図面は大型のブックスキャナーやフラットベッドスキャナーで1枚ずつ丁寧にスキャンします。

⑧画像データ照合

画像照合

原本を一枚ずつめくりながら、スキャン画像の重複や抜けがないかチェックします。前処理の時にカウントした数と画像データの数も照合します。

⑨画像データ修正

画像修正

スキャン時に発生した原本周囲の黒枠などの汚れを除去し、傾きを補正して原本に忠実で綺麗な画像に仕上ます。

⑩データ項目入力

データ入力

書類記載の年月日、住所、記号、図面番号、図面名称などのデータ項目をスキャン画像を見ながらオペレーターが入力します。これが電子文書管理システムの「検索キーワード」になります。

⑪入力チェック

入力チェック

入力データと原本内容に差異がないか目視にてチェックします。また弊社では正確なデータに仕上げるために、同一データを2名で別々に入力し、機械的に照合するベリファイチェックも必要に応じて行っています。

⑫文書管理システム構築

文書管理システム

必要な場合は仕様書に合わせて画像データを変換します。専用ソフトに画像データと入力データを組み込んで、お客様のご要望通りの検索可能なデータベースを構築します。

⑬後処理または廃棄

ホッチキス綴じ

一度ばらした原稿を必要に応じてホッチキス・クリップ等で綴じ直し、図面は元通りに折り畳んでファイルに綴じます。廃棄を前提とした書類は戻し作業を省略し、文書用紙とファイルの表紙に分別します。

書類の廃棄と「廃棄証明書」の発行

廃棄を前提とした電子化の場合、弊社の方で電子化後に書類の溶解処理を行い廃棄証明書を発行いたします。廃棄にかかる費用のお見積りをいたしておりますのでぜひご相談ください。

⑭納品および原本の返却

DVD-R納品

CD-R・DVD-R・USBメモリなどご希望の媒体にデータを収めて納品します。お預りした大切な原本も付箋などを元に戻して返却します。

確認事項のお願い

※こちらから折り返し連絡する際の参考とさせていただきますので、誠にお手数ですがお問い合わせの際に下記の確認事項を、分かる範囲で結構ですのでお知らせください。

電子化のお問い合わせの際にお知らせください

  • 原稿サイズ
  • 紙質
  • 枚数
  • 種別(A4ファイル・図面・二つ折り(観音)製本など)
  • [マイクロフィルムの場合]16mm、35mm、アパーチュアカード(アパチャカードカード)、フィッシュなどの本数、コマ数
  • 状態(A4ファイルにA3は折りたたんでファイリングされている、青焼き図面は濃いものと薄くなったものが半々など)
  • ホッチキス・クリップ・付箋の有無
  • ホッチキス・クリップ・付箋の現状回復の有無
  • 原本廃棄の有無
  • 現地(オンサイト)作業の有無
  • 作業開始時期
  • 納期

※下記リンクよりお気軽にお問い合わせください。

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