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❷マルチPDF(しおり有り)による電子化

マルチPDF(しおり有り)による電子化とは

対象となる書類のタイプ

インデックスがないと不便な分厚い書類におすすめ

以下のような書類に適した電子化方法です

  • 一冊あたりのページ数が多く100ページを超えるような冊子
  • 目次やインデックスが備わっていて、それをよく利用する必要のある書類
  • 目次などはないが、各章の先頭に見出しになるページが存在していて、そのページに飛べると便利な書類

過去にお受けした実例

しおりによる素早いアクセスを必要とする冊子や図面

  • 下水道工事の構造計算書や工事図面
  • 病院や工場建設工事の建築・施設・電気工事図面
  • 工場で使う機器のマニュアルが多数つづってあるチューブファイル

マルチPDFのしおりの特徴

書類の全体像が分かりやすく、ページに素早くアクセス出来る

PDFのしおり入力
  • 左フレーム内のしおりは、本の目次と同様に眺めるだけでPDFファイルの内容がわかるため、複雑な書類でも簡単に全体像がつかめます。
  • しおりを階層構造にすることで、大分類・中分類・小分類といった区別がひと目でつくようになります。
  • しおりをクリックするだけで、そのページが瞬時に開きます。
  • 常時左フレームに表示することも隠すことも出来ますが、しおりの性質上、常時表示をおすすめしています。

マルチPDF(しおり有り)の検索としおりの使い方

ウインドウズの検索で探し出し、しおりをクリックするだけ

検索フォルダの選択

①検索対象データの選択

検索したいデータが入っているハードディスクまたはフォルダを選択します。

青矢印
検索結果一覧表示

②検索ワード入力

Aの検索ウインドウに検索ワードを入力すると、Bに候補のフォルダおよびファイルが一覧表示されます。この中から探していたPDFファイルをクリックして開きます。

青矢印
しおりウインドウ

③アクロバットリーダーでのしおり表示

マルチPDFファイルがアクロバットリーダーで開かれると、左側に「しおりウインドウ」が表示されます。

青矢印
しおりからのジャンプ表示

④しおりを使ったページジャンプ

Aのしおりの中から見たいページの文字列をクリックするだけで瞬時にジャンプして、Bに該当ページが表示されます。

マルチPDF(しおり有り)の電子化の流れ

作業の内容を順を追って簡単に説明しています

スキャナーのイラスト

①スキャン

複数枚の原稿をスキャンしてモノクロならTIFF、カラーならJPEGといった画像形式にします。

青矢印
図面と消しゴムのイラスト

②画像修正

画像の汚れを除去したり、画像の傾きの修正をします。

青矢印
図面と虫眼鏡のイラスト

③原本照合

原稿と画像データを照し合せて、スキャン漏れがないかダブりがないかをチェックします。

青矢印
PDFファイルのイラスト

④画像変換

複数ページのマルチPDFファイルに変換します。

青矢印
ファイルのリネームのイラスト

⑤ファイル名付与

図面番号および図面名称、冊子名、カルテ番号などから、検索に必要な情報を選んでPDFファイルのファイル名として付与します。

青矢印
PDFと窓のイラスト

⑥開き方の設定

しおり画面の表示・非表示、1ページ毎の表示など、使いやすい開き方に全PDFデータを統一して設定します。

青矢印
PDFのしおり記入のイラスト

⑦しおり入力

目次ページやインデックスを参考にして、書類の区切りごとにしおりを入力します。目次などがない場合でも、お客様にあらかじめタイトルを記入した付箋を貼っていただき、それを元に入力することも可能です。

※1つのファイルに入力するしおり数が必要以上に多い場合は、お客様に原本を確認していただき、しおりが必要な個所を決めていただきます。

青矢印
PDFとフォルダーのイラスト

⑧フォルダ分け

関連したPDFファイルを、分類名を付与した1つのフォルダに収めます。

青矢印
沢山のフォルダーのイラスト

⑨フォルダ整理

同様の作業を繰り返し、分類ごとのフォルダを増やしていきます。

※電子化作業全般のより詳しい流れは下記ページをご参照ください。

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