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  4. マルチPDFによる電子化
  5. ①マルチPDF(しおり無し)による電子化

❶マルチPDF(しおり無し)による電子化

マルチPDF(しおり無し)による電子化とは

対象となる書類のタイプ

ファイル名やフォルダ名で問題なく探し出せる書類におすすめ

以下のような書類に適した電子化方法です

  • カルテやパンフレットなど一冊あたりのページ数があまり多くない書類
  • マルチPDFのページ送りで対応できる内容の冊子
  • 見出しになるしおりでジャンプする必要のない書類
  • ページ数が多くても日報のように同じ様式が続くような書類で保管が主たる目的の場合

過去にお受けした実例

しおりによるアクセスを必要としない冊子やファイル

  • 病院のカルテ
  • 会社の総務関係の資料ファイル
  • 建設現場で保管が義務付けられている安全教育関係の書類

ファイルシステムの構造

パソコンのフォルダで分かりやすく簡単管理

特別なソフトを使用することなく、ウインドウズを使って管理します。

マルチPDFによる電子化
※上の図は以下のようにお考えいただくとイメージしやすくなります。
  • ファイルボックス内の「カルテ」が、左のマルチPDF
  • 書架の棚に並んだ「ファイルボックス」が、真ん中のフォルダ
  • 書庫の中の「ファイルボックスの並んだ書架」が、右の沢山のフォルダ全体

マルチPDF(しおり無し)の検索・閲覧方法

検索ワードを打ち込んで現れたファイルを開くだけ

検索フォルダの選択

①検索対象データの選択

検索したいデータが入っているハードディスクまたはフォルダを選択します。

青矢印
検索結果一覧表示

②検索ワード入力

Aの検索ウインドウに検索ワードを入力すると、Bに候補のフォルダおよびファイルが一覧表示されます。この中から探していたPDFファイルをクリックして開きます。

青矢印
アクロバットリーダーでの表示

③アクロバットリーダーでの表示

マルチPDFファイルの先頭ページがアクロバットリーダーで表示されます。

青矢印
アクロバットリーダーでのページ送り

④ページ送り

Aの矢印ボタンで順にページを送って目的のページを探します。ページ数が多い場合、Bにページ番号を入力してエンターキーを押せば、そのページまでジャンプします。

マルチPDF(しおり無し)の電子化作業の流れ

作業の内容を順を追って簡単に説明しています

電子化作業の一部を抜粋しています。

スキャナーのイラスト

①スキャン

複数枚の原稿をスキャンしてモノクロならTIFF、カラーならJPEGといった画像形式にします。

青矢印
図面と消しゴムのイラスト

②画像修正

画像の汚れを除去したり、画像の傾きの修正をします。

青矢印
図面と虫眼鏡のイラスト

③原本照合

原稿と画像データを照し合せて、スキャン漏れがないかダブりがないかをチェックします。

青矢印
PDFファイルのイラスト

④画像変換

複数ページのマルチPDFファイルに変換します。

青矢印
ファイルのリネームのイラスト

⑤ファイル名付与

図面番号および図面名称、冊子名、カルテ番号などから、検索に必要な情報を選んでPDFファイルのファイル名として付与します。

青矢印
PDFと窓のイラスト

⑥開き方の設定

しおり画面の表示・非表示、1ページ毎の表示など、使いやすい開き方に全PDFデータを統一して設定します。

青矢印
PDFとフォルダーのイラスト

⑦フォルダ分け

関連したPDFファイルを、分類名を付与した1つのフォルダに収めます。

青矢印
沢山のフォルダーのイラスト

⑧フォルダ整理

同様の作業を繰り返し、分類ごとのフォルダを増やしていきます。

※電子化作業全般のより詳しい流れは下記ページをご参照ください。

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