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シングルPDFによる電子化(一枚物の図面等の管理に)

シングルPDFによる電子化とは

対象となる書類のタイプ

一枚紙タイプの原稿におすすめ

  • 冊子状になっていない一枚紙タイプの原稿
  • 連番になっている図面は、全てシングルPDFに統一してファイル名の末尾に(1/2)、(2/2)を付ける方法と、連番の図面だけマルチPDFにする方法とがあります。

過去にお受けした実例

原稿が一枚ずつ単独にあるケース

  • 化学プラントの施設および設備図面
  • 自動車部品の製品図面

ファイルシステムの構造

パソコンのフォルダにシングルPDFを収めるシンプルな形

特別なソフトを使用することなく、ウインドウズを使って管理します。

シングルPDFによる電子化
  • 図面番号の管理リストがある場合は、あえてファイル名の図面名称は省略して図面番号だけを付与することで、作業工数を抑えて安い経費で電子文書管理システムを作れます。
  • ファイル名に図面名称を付与した場合は、工事の場所や種類、施設名、部品の種類といった様々なキーワードで検索することが可能になります。
  • ファイル名には書類名、フォルダ名には分類名をつけることで検索の幅が広がります。

シングルPDFの検索および閲覧方法

ウインドウズの検索機能を用いて、フォルダやファイル名を探し出します

検索フォルダの選択

①検索対象データの選択

検索したいデータが入っているハードディスクまたはフォルダを選択します。

青矢印
検索結果一覧表示

②検索ワード入力

Aの検索ウインドウに検索ワードを入力すると、Bに候補のフォルダおよびファイルが一覧表示されます。この中から探していたPDFファイルをクリックして開きます。

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アクロバットリーダーでの表示

③アクロバットリーダーでの表示

シングルPDFファイルがアクロバットリーダーで表示されます。

シングルPDFによる電子化の流れ

作業の内容を順を追って簡単に説明しています

スキャナーのイラスト

①スキャン

複数枚の原稿をスキャンしてモノクロならTIFF、カラーならJPEGといった画像形式にします。

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図面と消しゴムのイラスト

②画像修正

画像の汚れを除去したり、画像の傾きの修正をします。

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図面と虫眼鏡のイラスト

③原本照合

原稿と画像データを照し合せて、スキャン漏れがないかダブりがないかをチェックします。

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PDFファイルのイラスト

④画像変換

複数ページのマルチPDFファイルに変換します。

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ファイルのリネームのイラスト

⑤ファイル名付与

図面番号および図面名称、冊子名、カルテ番号などから、検索に必要な情報を選んでPDFファイルのファイル名として付与します。

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PDFと窓のイラスト

⑥開き方の設定

しおり画面の表示・非表示、1ページ毎の表示など、使いやすい開き方に全PDFデータを統一して設定します。

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PDFとフォルダーのイラスト

⑦フォルダ分け

関連したPDFファイルを、分類名を付与した1つのフォルダに収めます。

青矢印
沢山のフォルダーのイラスト

⑧フォルダ整理

同様の作業を繰り返し、分類ごとのフォルダを増やしていきます。

※電子化作業全般のより詳しい流れは下記ページをご参照ください。

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