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書類の海の水先案内人

書類・図面の電子化

岡山市・倉敷市の官公庁の永年保存資料の電子化をはじめ、水島・玉島コンビナート内の各企業様をはじめとする工場プラントの施設図面、A4の書類ファイルなど数々の電子化事案に取り組んでまいりました。

書類・スキャナー・PDFのアイコン

電子化して検索可能な文書管理システムを構築すれば、文書探しもプリントアウトも手軽に素早く出来るので、業務効率が大幅にアップします。

こうした事例でお困りではありませんか?

☑書架が一杯でファイルの置き場がない。保管場所が離れていて不便だ

☑膨大な書類の中から探し出すのにいつも時間がかかる

☑大型図面の保管と運用に困っている

☑長期に渡る保管で図面・書類・写真が劣化してきている

弊社の電子化の特徴

プライバシーファースト

A0カラー原稿にも対応

一枚物の図面はシートスキャナーで、二つ折り製本された図面はフラットヘッドスキャナーで、ともにカラー・モノクロ・A0サイズに対応しています。

豊富な電子化実績

55万枚以上の文書、9万枚以上の図面を2017年度の1年間で電子化いたしました。岡山市、倉敷市など官公庁の永年保存資料、上・下水道の文書資料や建築図面、水島・玉島コンビナート内のプラントの施設図面、病院のカルテなど様々な電子化に取り組んでいます。

お客様の安心を第一に

個人情報保護の観点から当社は「プライバシーマーク」を取得し、「文書情報管理士1級」の資格を持つことを全社員に義務づけています。お客様からお預りした大切な書類は耐火金庫にて安全に保管しています。

PDFによる電子化および電子文書管理システム

スキャンした画像ファイルをAdobe(アドビ)社のフリーソフトAcrobat Reader(アクロバットリーダー)で閲覧可能なPDFファイルに変換し、使いやすいように必要な情報を付与します。

 

シングルPDFによる電子化(図面等の管理に)

  1. 1枚の原稿を1ページのPDFファイルに変換。
  2. 図面名称などをPDFファイルのファイル名として付与。
  3. 関連したPDFファイルを、分類名を付与した1つのフォルダに収めて管理。
  4. ウィンドウズの検索機能を使用して、必要なPDFファイルを素早く探し出すことが可能。
PDFによる電子化
ファイル名に書類名、フォルダ名に分類名をつけることで、
ウインドウズの機能を使った電子文書管理システムが作れます。
 

マルチPDFによる電子化(文書ファイル・書類の管理に)

  1. 複数枚の原稿を複数ページのマルチPDFファイルに変換。
  2. 原稿の冊子名称などをPDFファイルのファイル名として付与。
  3. 書類の区切りごとに「しおり」を入力。目次の役目を果たすため、一目で書類の内容を把握可能。
  4. 「しおり」の文字列をクリックするだけで、該当のページに瞬時にジャンプ。
PDFのしおり入力
左側のフレーム内の「しおり」の文字列を「章」や「段落」同様に
階層構造にすることで、より見やすいデータに仕上げます。
 

PDFのOCRテキスト認識による文書検索

  1. 文書原稿をスキャンしてPDFファイルに変換。
  2. 画像上の文字列をOCR認識し、PDFファイル上に検索可能な文字列として保存(透明テキスト付きPDF)
  3. アクロバットリーダーの検索ボックスに任意のキーワードを入力。
  4. 文書内のキーワードが順番にハイライト表示されるため、効率よく該当文書を探し出すことが可能。

専用ソフトによる電子文書管理システム

強力な検索、色々な画像表示方式が選べるビューワーなど、様々な機能を簡単に使いこなせるようになるのが専用ソフトの特徴です。実際に弊社が官公庁に納入した事例では、「まいく郎7」にて1,100万ページ以上の台帳資料を管理しています。

まいく郎7(セブン)
◆直感的な操作が可能な「まいく郎7」は、誰でもすぐに使いこなすことが出来ます
  • サムネイル表示と項目データのリスト表示をタブで簡単切替
  • サムネイルのダブルクリックで即座にビューワが起動
  • 印刷プレビューと印刷情報表示で印刷ミスを防止
  • データに付与した属性情報がひと目で分かる一覧表示
◆2種類の検索機能で、膨大なデータの中から目的のファイルを素早く見つけられます
  • 検索バーより「即時検索」OK。さらにキーワードによる「絞込み検索」も可能
  • より高度な「詳細検索」も簡単入力システムがサポート
  • データに付与されている属性情報を全てリスト表示
  • 属性情報のチェックボックスにチェックを入れてOKボタンを押すだけの簡単検索

電子化・電子文書管理システム構築までの流れ

流れで理解
一般的な電子化の例を、流れに沿って出来るだけ分かりやすく紹介しています。
西日本アレンジメント株式会社のフォーム

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