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書類の海の水先案内人

電子化・デジタルファイリング

「もはやどこにも収納スペースがない」、または「たった一枚の重要書類が見つからない」。電子化がそんな悩みを解決いたします。書類や図面を電子化してファイリングシステムを構築すれば、パソコンで検索するだけでお目当ての書類がすぐに見つかるようになります。一枚ずつコピーするのに比べて、プリントアウトが格段に早く綺麗に出来るので、業務の効率が大幅にアップします

書類・スキャナー・PDFのアイコン

 電子化実績

文書情報管理士の手厚いサポート

岡山市・倉敷市の官公庁の永年保存資料の電子化をはじめ、水島・玉島コンビナート内の各企業様をはじめとする工場プラントの施設図面、ファイリングされたA4の書類など数々の電子化事案に取り組んでまいりました。膨大な資料の山を前に何から始めていいかわからない・・・・そんな時はぜひ西日本アレンジメントにご相談ください。経験豊かなスタッフが順を追ってひとつひとつ丁寧にお答えいたします

 デジタルファイリングシステムの導入手順

ステップ1お客様の原稿の種類、サイズ、状態、数量などを調査します。丁寧なヒアリングを通じてお客様の業務、ご予算に合った検索キーワード数などを決定します
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ステップ2原稿を弊社に持ち帰る、またはオンサイト(現場)にて紙文書、大型図面、写真、マイクロフィルムなどをスキャンして電子データ化します
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ステップ3データ毎にパンチ入力をして見出しを作り、それをもとに索引簿を作成し、最後に業務に最適なソフトを用いてデータベースを構築します

 データベース構築用ソフト

強力な検索、色々な画像表示方式が選べるビューワーなど、様々な機能を簡単に使いこなせるようになるのが専用ソフトの特徴です。実際に弊社が官公庁に納入した事例では1,100万ページ以上の台帳資料を管理しています

まいく郎7(セブン)
◆直感的な操作が可能な「まいく郎7」は、誰でもすぐに使いこなすことが出来ます
  • サムネイル表示と項目データのリスト表示をタブで簡単切替
  • サムネイルのダブルクリックで即座にビューワが起動
  • 印刷プレビューと印刷情報表示で印刷ミスを防止
  • データに付与した属性情報がひと目で分かる一覧表示
◆2種類の検索機能で、膨大なデータの中から目的のファイルを素早く見つけられます
  • 検索バーより「即時検索」OK。さらにキーワードによる絞込み検索も可能
  • より高度な「詳細検索」も簡単入力システムがサポート
  • データに付与されている属性情報を全てリスト表示
  • 属性情報のチェックボックスにチェックを入れてOKボタンを押すだけでの簡単検索

 システム導入の効果

ポイント「索引簿」と「検索機能」により、数百万ページのイメージ情報の中から、瞬時に目的のページを見つけ出すことができます
ポイント電子データを企業内の共有サーバや外付けハードディスク、DVDなどに収めれば、見たい人が見たい時にすぐアクセスできます
ポイント共有サーバの場合、アクセス制限を設けることで、閲覧可能レベルを設定できますので、資料ごとに閲覧可能な人を決めることが出来ます
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拡大コピー、ラミネート、電子化、スキャニング、CAD出力、マイクロフィルム
プライバシーマーク

西日本アレンジメント株式会社

710-0824  岡山県倉敷市白楽町 412-1

TEL:086-476-1357 FAX:086-476-1359

営業時間:08:0018:00  店休日:土、日、祝日