デジタル時代の文書管理術
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電子化のご依頼から納品までの流れ

膨大な書類をスピーディーに無駄なく電子化出来るかどうかは、スキャン作業に取り掛かるまでの準備がきちんと出来ているかどうかにかかっています。そのため弊社ではお客様との綿密な打合せと、文書・図面の丁寧な前処理を大切にしています。

ご依頼から納品までの流れ

電子化作業のポイントを流れに沿ってまとめてみました

Eメールの受信

ご依頼

ホームページのお問い合わせフォーム・お電話・FAXにてお気軽にお問い合わせください。

※お問い合わせの際には、お手数ですがこのページの末尾にございます確認事項をお知らせください。
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ヒアリング

ヒアリング・現地調査

データ入力項目の選定、希望されるデータ運用方式などを、経験豊かなスタッフがお話を伺いながら提案します。

※原本のコンディションを正確に把握し無駄な工程やコストを無くすために、可能な限り現地調査に伺っています。
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仕様書作成

仕様書の作成

画像データ形式、データ入力項目数、採用する文書管理システムなどを決め、具体的な数字に基く仕様書を作成します。

※PDFデータ作成の場合、ファイル名の付け方、しおりの入力規則を決めます。
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見積書作成

見積書の作成

お客様のご意見を元に仕様書を見直し、それを元に見積書を作成します。

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運搬

原本の持ち帰り

原本の入っている箱と中のファイル・冊子に管理番号をつけ、元通りに戻せるように一覧表を作成して管理します。

※カルテなど原本が棚に立てて保管してある場合、文書箱の手配および箱詰め作業もいたします。
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ホッチキスはずし

前処理

文書のホッチキス・クリップ・付箋を外し、折り込んである紙は伸ばして、原本枚数をカウントします。図面は全て広げて正しい順番になるように重ね直します。

※付箋やホッチキスの復元が必要な場合は、一枚ずつスキャンしながら外してすぐに元の位置に戻します。
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スキャニング

スキャニング

A3・A4原稿は高速スキャナーで、A0~A2の一枚物の図面は大型シートスルースキャナーで、二つ折り(観音)製本の図面は大型フラットヘッドスキャナーでスキャンします。

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画像照合

画像データ照合

原本を一枚ずつめくりながら、スキャン画像の重複や抜けがないかチェックします。前処理の時にカウントした数と画像データの数も照合します。

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画像修正

画像データ修正

スキャン時に発生した原本周囲の黒枠などの汚れを除去し、傾きを補正して原本に忠実で綺麗な画像に仕上ます。

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データ入力

データ項目入力

書類記載の年月日、住所、記号、図面番号、図面名称などのデータ項目をスキャン画像を見ながらオペレーターが入力します。これが電子文書管理システムの「検索キーワード」になります。

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入力チェック

入力チェック

入力データと原本内容に差異がないか目視にてチェックします。また弊社では正確なデータに仕上げるために、同一データを2名で別々に入力し、機械的に照合するベリファイチェックも行っています。

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文書管理システム

文書管理システム構築

必要な場合は仕様書に合わせて画像データを変換します。専用ソフトに画像データと入力データを組み込んで、お客様のご要望通りの検索可能なデータベースを構築します。

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ホッチキス綴じ

後処理または廃棄

一度ばらした原稿を必要に応じてホッチキス・クリップ等で綴じ直し、図面は元通りに折り畳んでファイルに綴じます。

※原本が不要な場合は、溶解処理にて廃棄し、廃棄証明書を取得します。
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DVD-R納品

納品および原本の返却

CD-R・DVD-R・USBメモリなどご希望の媒体にデータを収めて納品します。お預りした大切な原本も返却します。

※ご不明な点がございましたら右下のリンクよりお気軽にお問い合わせください。

確認事項のお願い

電子化のお問い合わせの際にお知らせください

※こちらから折り返し連絡する際の参考とさせていただきますので、誠にお手数ですがお問い合わせの際に下記の確認事項を、分かる範囲で結構ですのでお知らせください。

  • 原稿サイズ
  • 紙質
  • 枚数
  • 種別(A4ファイル・図面・二つ折り(観音)製本など)
  • [マイクロフィルムの場合]16mm、35mm、アパチャカード(APカード)、フィッシュなどの本数、コマ数
  • 状態(A4ファイルにA3は折りたたんでファイリングされている、青焼き図面は濃いものと薄くなったものが半々など)
  • ホッチキス・クリップ・付箋の有無
  • ホッチキス・クリップ・付箋の現状回復の有無
  • 原本廃棄の有無
  • 現地(オンサイト)作業の有無
  • 作業開始時期
  • 納期
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