デジタル時代の文書管理術
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お客様の安心・安全のために

「文書情報管理士」とは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認定する資格試験で、上級・1級・2級の3つのクラスに分かれており、累計で約13,000人以上が資格を取得しています。

お客様の大切な書類や情報をお預かりするため、西日本アレンジメントでは社員に「文書情報管理士」1級以上の資格取得を義務づけており、資格を取得した社員が業務にたずさわっています。

文書管理の重要性

電子化とマイクロフィルムで守り抜く業務の命

近年相次ぐ自然災害や大規模火災、そしてテロなどによって大切な書類が一瞬にして失われるケースを目の当たりにして、企業の危機管理の主要課題として「情報のバックアップ」が一段と注目されるようになりました。一度燃えてしまったり、水害にあってしまった紙の資料を復元することは出来ません。また電子データであっても、同様にDVD-R等のメディアを紛失したり、パソコン内部のデータが破損してしまうと、取り返しがつかない事態に陥ってしまいます。今や情報に関する備えには一刻の猶予もありません。また近年相次ぐ企業の不祥事、個人情報の流出をみるにつけても、企業活動の公正な記録と保存がより強く求められています。

電子化要求の高まり

企業活動等で発生する文書には、さまざまな法律によって保存が義務付けられているものがあります。しかし「紙による文書の保存義務」があることによって、様々な問題が生じることとなりました。一つ目はかさばる紙ゆえに保管場所が確保出来ない、また保管出来たとしても保管費用が非常に高くつくということ。二つ目は情報伝達手段としての紙媒体は今や優れた手段とは言えなくなっており、経営活動の効率化が阻害されるようになったということです。これらの諸問題を解決するために経済界からは「電子保存の範囲の拡大」を望む声が大きくなってきました。

「e-文書法」の制定

平成17年(2005年)4月に施行された「e-文書法」により、これまで「紙」での保存を義務付けられていた多くの書類についても、書類をスキャニングして作成されたデジタルデータ、つまり「電子化されたデータ」による保存が認められるようになりました。これにより今まで書庫や倉庫を圧迫していた書類を廃棄することが可能になりました。またそれまで該当文書を探すのに多くの人と時間をかける必要があったのが、1人でパソコンに向かって検索するだけで見つけることが出来るようになりました。

Kodac i4200 Scanner
大量の紙文書を高速で読み込むスキャナ

文書情報管理士とは

「電子ファイリングシステム」の導入などにより、オフィスでは一歩進んだ書類の管理が可能となりました。しかしながら書類を電子化し、安心して使用・保管するには専門的な知識が必要です。文書情報管理士は、保存に最適な方法を見極め、書類・帳簿・伝票・図面などを正確にスキャニングしたり、長期保存可能なマイクロフィルムに撮影したりするのに必要な「信頼できる知識と技術」を修得した専門家なのです。

※西日本アレンジメント株式会社の有資格者: 文書情報管理士1級 5名

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